Další možnosti systému Docare a aplikace PORTEER
Protože my v Docare Vám chceme Vaši práci maximálně zjednodušit a zároveň Vám dát tu největší hodnotu k produktu, nespokojili jsme se s „pouhou“ elektronizací předávaní dokladů. My Vám k tomu přidáváme další, pro mnohé jistě nezbytné možnosti, které najdete v aplikaci PORTEER.
Časová razítka
Časová razítka slouží k digitálnímu „podpisu“ dokladu. Jsou používána k doložení existence nějakého softwarového prostředku v čase. V systému Docare je možné časová razítka zakoupit a následně pomocí nich razítkovat jednotlivé doklady. Tímto způsobem „orazítkovaný“ doklad by měl být plnohodnotným podkladem při případném doložení finančnímu úřadu. Časové razítko dokládá existenci orazítkovaného dokumentu v čase.
V Docare používáme kvalifikované časové razítka České pošty PostSignum, která jsou v České republice uznávána. Podle všech dostupných informací je možné, po manuální kontrole čitelnosti a přijetí naskenovaného a odeslaného dokladu do systému, tento doklad fyzicky vyhodit, pokud byl opatřen časovým razítkem důvěryhodné certifikační autority.
Časová razítka v aplikaci PORTEER
Jako účetní, můžete časová razítka povolit nebo zakázat používat celému subjektu. Nastavení naleznete v detailu subjektu pod názvem Povolit časová razítka. Zároveň zde máte možnost nastavit, že chcete, časová razítka vytvářet automaticky a pak se každý doklad, který zpracujete, označí časovým razítkem bez nutnosti Vašeho manuálního zásahu.
Časová razítka, před jejich prvním použitím musíte mít nakoupena. Aplikace PORTEER Vám umožňuje nakoupit časová razítka přímo ve svém rozhraní. V nabídce Předplatné > Předplatné a nákupy zvolte možnost Nakoupit časová razítka. Zadejte počet časových razítek, která budete potřebovat přidělit všem Vašim subjektům a stiskem tlačítka Objednat vytvoříte objednávku daného počtu časových razítek.
Kopie objednávky Vám přijde emailem na adresu uvedenou ve firemních údajích jako kontaktní email. Po zaplacení objednávky Vám systém automaticky přidělí nakoupený počet razítek a můžete je začít používat u subjektů, kterým časová razítka povolíte, výše uvedeným způsobem. Jedná se tedy o kreditní nákup časových razítek.
Doklad můžete orazítkovat buď ručně, tlačítkem Orazítkovat na nástrojové liště (tímto způsobem lze orazítkovat i více dokladů najednou), nebo automaticky, vybráním volby Automatická časová razítka v nastavení subjektu a následně při zpracování dokladu dojde k jeho orazítkování. Časové razítko bude v databázi uloženo k danému dokladu a také u něj ho vždy najdete v aplikaci PORTEER na detailu dokladu v záložce Časové razítko. Tato záložka je viditelná pouze u dokladů, obsahující časové razítko.
Hromadný tisk
Může se stát, že potřebujete například všechny nově přijaté doklady vytisknout na tiskárně. Pomocí tlačítka Tisk vše… v horní nástrojové liště na seznamu dokladů aplikace PORTEER jste tomu nikdy nebyli blíže. Stisknutím tohoto jednoho tlačítka vyvoláte dialogové okno pro tisk a následně si všechny doklady vytisknete jeho potvrzením.
Hromadné uložení
Podobně, jako doklady hromadně tisknout, můžete doklady i hromadně stáhnout na svůj disk a pracovat s nimi dále lokálně na Vašem počítači. Tato volba se může hodit například pro vložení dokladů do systému na vytěžování dat. Stáhnout a uložit všechny doklady na Váš počítač můžete tlačítkem Uložit vše jako… v nástrojové liště na seznamu dokladů aplikace PORTEER. Všechny soubory obsahující originály dokladů budou zabaleny do jednoho archivu ZIP a stáhnuty. Názvy jednotlivých souborů budou buď takové, jaké byly při poslání do systému Docare, a nebo, pokud vyplníte hodnotu Číslo dokladu v seznamu dokladů, pak se toto použije i pro pojmenování stáhnutého souboru.